Errores que debe evitar un Dircom

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Los errores del Director de Comunicación -del Dircom- son tan frecuentes, como lo son en cualquier cargo a nivel corporativo; serán realmente negativos para la profesión, la organización y para quien ejerce el rol si éste lo comete una y otra vez sin aprender ni corregir. Un Dircom es un ser humano y como tal está susceptible a equivocarse, la clave está en “no darse con la misma piedra, una y otra vez”.

Para aprender y desaprender, y no persistir en los errores a la hora de ejercer nuestras tareas principales que son lograr organizaciones con sentido; equipos claros y comprometidos con el proyecto empresarial/institucional; entidades con relaciones estables y duraderas con los diversos públicos; así como una comunicación que aporte activamente al negocio; debemos cumplir con varias cualidades esenciales.

Este es un post colaborativo, de esos que tenía tiempo sin compartir con ustedes; incluso, lo había organizado desde hace par de meses y por diversas razones no había podido publicar. En esta oportunidad 10 comunicadores, colegas y -sobre todo- amigos comparten esos errores que debemos evitar cuando asumimos la gestión de la Comunicación en una organización, donde tenemos que tomar en cuenta 5 principios estratégicos.

Los dejo con las colaboraciones de esta oportunidad…

 

No medir los resultados de la Comunicación Interna

FRANCO BALDISSARE (ARGENTINA)

El error más grave es no medir los resultados de la Comunicación Interna. Por lo general esto se debe a que la CI no es un fin en si misma, sino un medio para lograr algo. Al no ser un fin, los resultados medibles no están directamente relacionados con las acciones que se desarrollan.

Medir la cantidad de respuestas a la Encuesta de Clima Interno (es un índice que interesa a RRHH) pueden darnos una pista sobre cómo contribuimos desde la CI a desarrollar el interés de la gente a completar la encuesta. Medir el costo que implica el uso excesivo de hojas para imprimir antes y después de una campaña de concientización, es otro índice (que no es de la CI sino del área que gestiona los insumos).

La CI es medible, en la amplia mayoría de los casos. Se dificulta su mirada cuantitativa cuando consideramos que lo que se comunica es el fin de la acción y no lo que se logra con la misma.

 

Centrarse en lo externo y los números

JAIME ALFARO (PERÚ)

  • Centrarse en la Comunicación externa y descuidar la interna. Todo empieza por dentro. Poco importa qué tan buena fachada tengas si tus columnas (empleados) no se encuentran sólidas.
  • Trabajar por un número. El número o resultado es la consecuencia de una serie de acciones bien realizadas que tienen como centro de todo al ser humano (trabajador).
  • Hacer sentir o posicionar que la Comunicación es responsabilidad exclusiva del Dircom y no una tarea de todos (sobre todo de los líderes).

 

Desconectarse de la estrategia y del mundo

JESÚS ALVIDREZ (MÉXICO)

  • No estar empapado con la estrategia empresarial. Y con “empapado” me refiero a no estar solo enterado, sino que debe “mojarse”, vivir y operar acciones alineadas a ella.
  • No bajar de la zona de palco o platea para conversar con la tribuna general. El Dircom tiene que ser sensible a lo que el resto de la organización siente y vive de la cultura empresarial; para ello, es necesario bajarse un rato de las nubes y tener bien puestos los pies en la tierra. En mi “rancho” le llaman: ser humilde.
  • No estar actualizado de las nuevas tecnologías, estrategias y acciones de comunicación.
  • Pensar que un correo electrónico es suficiente / es comunicar efectivamente.
  • No proponer constantemente ideas o cambios por temor a equivocarse…o peor aún, por temor a perder su puesto.

 

No involucrarse con su propio equipo

JUAN MANUEL CÓRDOBA (ARGENTINA)

En resumen, me atrevo a decir que en muchas ocasiones aplica la frase “en casa de herrero, cuchillo de palo” en cuanto a los errores del Dircom.

Considero que el mayor error que puede cometer un Director de Comunicación en cualquier empresa, hoy, es el de no involucrar al equipo en la estrategia del área. Parece una locura, pero no lo es. Es un error bastante más común de lo que parece.

Al bajar una estrategia clara o un rumbo definido hará:

  1. Que -ante una crisis- los niveles de respuesta y reacción del equipo sean mayores.
  2. Que el Dircom pueda delegar cuestiones tácticas y operativas con mayor facilidad y en menos tiempo.
  3. Que el equipo trabaje de manera proactiva, generando nuevas ideas, proyectos y soluciones.
  4. Que se mitigue la ansiedad del equipo y éste no la transmita al resto de la organización.

 

El abuso de exclusivas

LELIA ZAPATA (ESPAÑA)

Si partimos de que una de las funciones de un Dircom es cuidar las relaciones con la prensa con el fin de salvaguardar la imagen y la reputación de esta, pienso, que uno de los grandes errores que comete es el  abuso de exclusivas.

Con esta medida da información privilegiada a un medio y excluye de la rueda de prensa a otros periodistas, que pueden en algunos casos, tratar mejor la noticia.

Cuando el Dircom da una exclusiva, establece cierta complicidad entre la fuente y el periodista, por lo general pide a cambio del favor que trate de forma extensa y privilegiada el asunto.

Aunque la práctica de conceder exclusivas es comprendida por la comunidad de periodistas, el Dircom debe saber  y tener en cuenta que: dar información privilegiada a un medio, no garantiza el tratamiento, la ubicación y el espacio adecuado de la exclusiva, el periodista tiene otros jefes. Por otro lado, debe saber, que si abusa de las exclusivas, puede generar entre los otros periodistas: desconfianza y enemistad.

 

No definir instancias de Escucha

MAX BILELLA (ARGENTINA)

Considero que un error imperdonable para un Dircom es el no definir instancias y mecanismos de escucha (presenciales y no presenciales) que permitan conocer “la voz” (necesidades, expectativas, ideas, etc.) de aquellos públicos que de una u otra manera impactan (o se ven impactados) en la actividad de la organización. Que el Dircom centre su actividad en funciones puramente emisoras, sin duda, disminuye la efectividad de cualquiera de sus iniciativas.

Al mismo tiempo, que hoy un Dircom no utilice canales de Social Media para crear y fortalecer la relación con sus públicos, o en caso que las utilice no haga uso de herramientas que posibiliten monitorear, gestionar y analizar las conversaciones en dichas plataformas, es un error importante.

 

No actualizarse profesionalmente…

MARCO ARRÚ (ARGENTINA)

Cometer errores es parte de la naturaleza humana, y capitalizarlos nos permite aprender, crecer y evolucionar.

Hacer abre las posibilidades de equivocarse, y como profesionales estamos llamados a crecer en el oficio, aprender de los errores, corregirlos y superarlos. Los Dircom no están ajenos a realizar juicios equivocados o acciones desacertadas.

Por experiencia, hay muchos errores que uno puede cometer en la gestión. Muchos son importantes, como por ejemplo no actualizarse profesionalmente, no trazar alianzas, no formar y desarrollar al equipo (desconociendo que logramos resultados a través de nuestra gente), desconocer a los públicos y perder contacto con ellos. Pero considero el más importante el de la soberbia y falta de humildad para reconocer haber cometido un error y no actuar en consecuencia.

 

Considerar a los empleados como un público

PABLO GONZALO (ESPAÑA)

Desde la perspectiva de la Comunicación Interna, uno de los errores más graves -y, lo que es peor, más frecuentes- es considerar a los empleados como un público. Parte de aplicar el modelo más clásico y extendido de conceptualización de la comunicación: emisor-canal-receptor.

La Dirección -y nosotros como sus portavoces- nos apropiamos de la función activa de emisión, dado que nos creemos que somos los que tenemos la información que los empleados deben conocer, acaparamos los canales -que diseñamos nosotros mismos según nuestras necesidades- y condenamos a los profesionales al papel pasivo de recepción.

Este error adquiere muchas formas. Por ejemplo, desde otra perspectiva, es muy común creer que la misión de la Comunicación Interna consiste exclusivamente en informar de la forma más atractiva posible a los empleados sobre el punto de vista de la Dirección. Un público al que hay que seducir.

Según nuestra opinión, en las organizaciones, las personas pueden escuchar a la Dirección, pero no significa que otorguen credibilidad a lo que escuchan y, sobre todo, que acepten movilizar su comportamiento a partir de lo escuchado.

Cuando una persona trabaja en una organización, dispone de múltiples fuentes de información formal e informal sobre lo que ocurre y sobre lo que es importante en la misma. Su propia experiencia personal, en forma de vivencias que va acumulando durante toda la jornada de trabajo, enriquecida e interpretada con las conversaciones con jefes y compañeros, suponen un caldo de cultivo suficiente como para que las personas –aunque no reciban ninguna información formal desde la Dirección- se hayan construido su propia opinión sobre lo que ocurre y, lo que es más importante, sobre lo que ellos deben hacer en ese contexto.

Por tanto, la misión de la Comunicación Interna –entendida como una herramienta de la Dirección para facilitar el cambio- es participar en unas conversaciones que ya se están produciendo, procurando que el punto de vista de la Dirección sea mejor comprendido, valorado y aceptado, para poder impulsar los comportamientos que ese cambio necesita.

Desde esta perspectiva, en cualquier proceso de cambio, la actuación informativa tiene que estar acompañada de la escucha, para comprender y valorar cómo el cambio está siendo entendido, acogido y valorado por los profesionales –en sus distintos grupos-, pudiendo así enfocar mucho mejor las actuaciones informativas que se desarrollen.

Conviene no olvidar que cuando una persona tiene su propia interpretación de lo que ocurre y de lo que le interesa –y es ingenuo dudar de que cualquier empleado no tiene opinión sobre ello-, sólo podremos ser creíbles e influyentes cuando logramos que nuestros mensajes sean percibidos como coherentes con sus vivencias y que responden a sus preguntas.

Porque los empleados no son receptores pasivos. Son co-protagonistas de los logros y de los fracasos, de los esfuerzos que nuestra organización moviliza cada día.

 

“Estar demasiado contento”

SAMUEL SALAZAR ( VENEZUELA)

Considero que el mayor error de un Dircom, o de quien cumpla sus funciones dentro de una empresa u organización, es estar demasiado contento. Si, demasiado contento. Podemos estar tan felices con el trabajo que hemos venido realizando con una empresa o su marca, que podemos olvidar que trabajar en comunicaciones es un proceso de escucha y cambio constante.

Es nuestro trabajo estar constantemente atentos a la evolución de los puntos en común entra la razón de ser de nuestra empresa u organización, y los intereses de los públicos que hacen posible el negocio, incluyendo consumidores, talento, proveedores, inversionistas, comunidades, etc. Es válido recordar los casos de marcas como Kodak o Abercrombie&Fitch, la primera quebrada y la segunda venida a menos, que llegaron a ese punto por no adaptarse a tiempo a los cambios tecnológicos y de paradigmas en el entorno.

Empezando por el talento de su empresa, la primera labor del Dircom es ESCUCHAR, para trabajar por una organización flexible y adaptable a los cambios.

 

Son 5 los errores…

ZAZIL CHAGOYA (MÉXICO)

Veo 5 errores adicionales a los ya destacados, que pueden afectar la gestión de un Dircom en cualquier organización:

  1. Imponer barreras jerárquicas y no colaborativas entre los equipos de trabajo.
  2. Disminuir importancia a la complejidad de la comunicación y asumirla como un proceso fácil y lineal.
  3. Desconocer los perfiles y estilos de liderazgo de los directivos de la organización.
  4. Diseñar programas de comunicación inflexibles.
  5. Utilizar la comunicación como herramienta de control organizacional.

 

Seguramente que como profesional del área o de cualquier otra relacionada, tienes otros errores que pueden complementar los compartidos en esta entrada, te invito a comentar y contribuir con el conocimiento colectivo que estamos construyendo.

¡Bienvenido!

Los 9 errores más frecuentes de la comunicación gerencial

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Mi profesor de Máster, el experto en Comunicación Empresarial, Michael Ritter comparte en su libro  “Cultura Organizacional”, nueve errores que son muy frecuentes en la Comunicación a nivel gerencial; malas praxis que reafirman que el ocupar un “alto cargo” dentro de una compañía no endosa las capacidades de liderazgo.

Seguro te interesarán:7 libros y 5 ebook recomendados sobre Comunicación Interna” y “6 libros recomendados para comunicadores organizacionales“.

“Si tus acciones inspiran a otros a soñar más, aprender más, hacer más y ser mejores, eres un líder”, afirmó décadas atrás Jack Welch; y es que para influir -tanto en la forma de trabajar como en la vida de los demás- debes ser un buen comunicador, evitando estos errores puedes llegar a serlo…

 

1. Las palabras contienen significado

Sería maravilloso, si cada vez que pronunciáramos una palabra, ésta apareciera en la mente de nuestro interlocutor con la misma figura que tenemos en la nuestra. Lamentablemente esto no es así porque el significado reside en la mente de cada uno. Todos tenemos nuestros significados personales para las palabras porque los filtramos a través de los variados marcos de referencia que se originan en nuestras diversas experiencias y entornos y en nuestros sistemas de creencias. Asumir que una palabra o concepto dicho implica una automática comprensión de su significado es una ingenuidad. Es por eso que el feedback como herramienta de comunicación es tan importante en la interacción con los demás.

Lee Thayer sostiene que “si usted recibe lo que yo digo, usted tiene la información en bruto, pero si usted recibe lo que yo quiero decir y usted comprende lo que yo quiero significar, entonces usted recibe el mensaje”.

 

2. Comunicación e información son sinónimos

La información es la materia prima que se utiliza en procesos de comunicación para obtener un resultado que es comprensión y significado compartido. La información no es comprensible ni significativa para otra persona, hasta que ésta la procesa y la entiende.

 

3. La comunicación no requiere mucho esfuerzo

La comunicación pobre, la comunicación imprecisa, la comunicación ineficiente y la comunicación errónea no requieren mucho esfuerzo, es cierto. Pero para comunicar de verdad, se debe asumir el compromiso de invertir tiempo, energía, atención y -por encima de todo – dejarse llevar por el interés de compartir la comprensión y el significado con el otro.

 

4. La comunicación es un producto

Muchas personas consideran a la comunicación como un producto físico, similar a los productos fabricados en la línea de montaje. Esta falsa percepción es quizás el impedimento mayor para mejorar la comunicación en la mayoría de las organizaciones.

 

5. Los buenos oradores son buenos comunicadores

Nos enseñan a hablar desde el momento en que nacemos. Nuestra “capacitación en comunicación” en la escuela primaria, luego en la escuela secundaria y más adelante durante nuestra capacitación profesional formal, está centrada principalmente en enseñarnos cómo crear y enviar mensajes, y no en cómo recibirlos. Cuando somos adultos e ingresamos a la vida profesional -donde debemos interactuar con otros – nos encontrarnos preguntando por qué ocurren tantos malentendidos y por qué delegar es más difícil de lo que debería ser.

Los comunicadores efectivos son buenos oyentes y los buenos oyentes son grandes líderes. El motivo por el cual escuchar es una habilidad de comunicación tan poderosa es porque produce una doble ganancia. No sólo aumenta la posibilidad de que los jefes comprendan con precisión lo que dicen los empleados, sino que crea relaciones positivas con ellos. Cuando los gerentes escuchan a sus empleados, les están demostrando respeto, tanto hacia ellos como hacia sus ideas.

 

6. “Si yo lo sé, entonces lo deben saber todos”

Quizás el problema de comunicación más común es la suposición de los jefes de que si ellos están en poder de una parte de la información, entonces todo el mundo en la organización debe estar enterado también. Sin embargo esto no es así: usualmente el personal no tiene conocimiento de lo que saben los gerentes a menos que éstos hagan el intento deliberado de transmitirla. Otro problema frecuente es que la gerencia realmente no valora la comunicación o asume que simplemente sucede. De manera que no toma conciencia de qué comunica a quién, aún cuando pretende que todos en la empresa se enteren.

 

7. No tengo tiempo

Generalmente cuando los individuos están cansados o bajo presión, tienden a ocuparse de lo urgente en lugar de lo importante. Esto lleva con frecuencia a que las personas no interpreten el punto al que se hacía referencia o malentiendan la intención de lo que el jefe quiso realmente decir. Este problema en general es descubierto cuando es demasiado tarde.

 

8. Está todo bien. No hay necesidad de hablar

Con frecuencia los gerentes interpretan que su función específica es la de resolver problemas, para lo cual necesitan interactuar con sus empleados. Los problemas de comunicación aparecen justamente cuando no hay problemas y entonces el gerente considera que no hay motivos para comunicarse.

 

9. Cuando necesite su opinión, se lo voy hacer saber

Finalmente, uno de los problemas más comunes de comunicación surge cuando la gerencia, con actitud arrogante, no valora en absoluto la comunicación con sus subalternos y considera que lo que ellos deben hacer es mantener la boca cerrada y hacer su trabajo.

 

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La verdad estas pistas son para cualquier profesional, sin embargo quise orientarlas a los comunicadores, porque este espacio está hecho -en gran parte- para compartir e intercambiar entre quienes nos dedicamos a esta “interdisciplina” social y organizacional.

De mi reciente lectura: “Excusas para no pensar”, libro de Eduardo Punset, quise rescatar estas siete pistas que serán de utilidad para muchos colegas; en su mayoría implican una acción consciente desde ya, para hacer realidad -a mediano y largo plazo- eso que nos proponemos en lo profesional ¿Y por qué no? En lo personal.

Según el comunicador científico español, y en esto coincido a plenitud, para conseguir el éxito debemos quererlo, de no ser así ¡Es imposible! Punset aporta estas pistas:

 

1. Fijarse objetivos es imprescindible

Hay personas que tienen expectativas desmesuradas; al no alcanzarlas, generan ansiedad y miedo. Otras se ponen objetivos por debajo de sus posibilidades, sin alcanzar los niveles de creatividad necesarios para el éxito ¿A qué grupo pertenezco yo? La respuesta a esta pregunta constituye la primera clave.

 

2. La prisa es mala compañera del éxito.

No tanto porque no da tiempo para pensar, sino -simplemente- porque estresa.

 

3. Compartir ideas en multidisciplinariedad

En lugar de predicar todo el tiempo para que lo entiendan a uno, es fundamental conocer lo que piensan los demás, aunque pertenezcan a áreas distintas a nuestra profesión.

 

4. Convertir la vocación por algo en enamoramiento

Es difícil convencer de algo de lo que no se está enamorado. Las cualidades innatas sólo se desarrollan cuando a uno le gusta lo que está haciendo. Los diseñadores de productos saben que la gente se debe enamorar de sus diseños y si no se logra el amor no se vende. Los directivos de los departamentos de Recursos Humanos saben que un equipo sólo funciona cuando está enamorado del proyecto en el que está embarcado.

 

5. Persistir en el empeño

En un momento dado se puede pecar por exceso; seguir insistiendo en el proyectos de uno, cuando no se dan todavía las condiciones necesarias -ni se darán en mucho tiempo- conduce al fracaso. Pero lo normal es pecar por defecto. Sobre todo las ideas brillantes requieren tiempo para tener éxito. A menudo nos estamos refiriendo a sugerencias que suponen un cambio mental en los demás, y los cambios mentales son de una lentitud exasperante.

 

6. Probar y hacer cosas nuevas

Construir entornos insospechados en los que asentar emociones nuevas, explorar temas y cuestiones distintas del pan nuestro de cada día, investigar simultáneamente en disciplinas completamente diferentes. En definitiva, estar abierto al conocimiento de las demás cosas y personas.

 

7. ¡NO ES CUESTIÓN DE SUERTE!

En pocas palabras, Punset dice que no se trata de mala suerte, sino de estar distraído o no haberse preparado. Esa suerte que a veces le proferimos al desenvolvimiento, o al éxito, de una persona es básicamente “el resultado de procesos inconscientes que escapan de nuestra atención”.

 

Aquí más información sobre el libro “Excusas para no pensar”

Comunicación en “súper equipos”: 5 CLAVES

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Recientemente leí el libro “Superteams” (Súper equipos) de Khoi Tu; el autor relata cómo siete equipos de diversa naturaleza lograron el éxito; las clave: formación, liderazgo, talento compartido, colaboración y la Comunicación.

El autor en cada caso hace referencia a la interacción y acción tanto individual/colectiva de líderes e integrantes de los equipos; cómo influye el relacionamiento en la integración, desempeño y productividad. En correspondencia, comparto cinco claves de la Comunicación en los “súper equipos”.

 

 Objetivo común: Definirlo, comunicarlo, discutirlo y recordarlo

“Forjar un objetivo común implica descubrir en qué puntos las personas que componen el equipo comparten intereses, y reforzar, acentuar y acoplar con estusiasmo esos intereses comunes. Centrarse en `lo que es bueno para mí también es bueno para nosotros´es el punto de vista más productivo para crear equipos mejores”.

Caso Pixar: el primer proyecto de esta productora fue “Toy Story” un hito en la historia de la animación digital en el cine.

 

Consultar: tarea indispensable del liderazgo

“Sea capaz de reconocer cuándo se equivoca. Si cree que el equipo puede saber más, lo que tiene que hacer es promover el debate y plantear las preguntas correctas ¿Qué funcionó bien, qué hay que cambiar, cómo lo haremos?Su papel es ayudar al equipo a descubrir sus propias percepciones, alentarlo a hacerse cargo de su propio rendimiento y aprender de ello. Lo que usted busca es respaldar al equipo para que este asuma mayor responsabilidad en futuras acciones”.

Caso Equipo europeo de la Ryder Cup 2010: Colin Montgomery, golfista escocés veterano logró conformar un equipo de los mejores 12 que venció a los 12 mejores de EEUU.

 

Roles definidos ¡Claridad en todo momento!

“La falta de claridad o unas funciones y responsabilidades mal definidas son un fallo común en los equipos. La ambigüedad de la tarea tiende a incrementar el stress y la insatisfacción laboral. Cuando las personas no tienen claro qué papel desempeñan y qué se espera de ellas en un entorno de equipo pueden perder un tiempo y una energía valiosa luchando por defender su propio territorio o tratando de discernir quién hace qué. Las funciones y responsabilidades mal definidas en un equipo pueden acarrear desequilibrios en el trabajo. Se pierden tareas importantes y otras se multiplican”.

Caso Cruz Roja en Haití: demuestra que en momentos de crisis es necesario que todos los integrantes del equipo actúen sincronizados, por lo que la claridad aporta a la eficiencia y efectividad.

 

Confianza, con interés entre todos

“La confianza entre los miembros del equipo crece cuando estos sienten que están siendo escuchados y entendidos, y cuando se respetan las opiniones incluso si se discrepa de ellas. Usted puede ganar confianza demostrando que tiene presentes los intereses de los miembros de su equipo. Apoyarlos cuando necesitan ayuda extra y hacer todo lo posible para mostrales aprecio por sus esfuerzo son conductas que hacen botar la confianza, especialmente cuando se demuestran con todo el equipo y no sólo con unos pocos favoritos”.

Caso Rolling Stones: Más de 40 años de éxitos… dentro de la diversidad de intereses y personalidades; la comunicación ha sido clave para mantenerlos con la misma energía tanto en los negocios como en cada tarima que se montan.

Khoi Tu hace referencia al concierto de en la playa de Copacabana en 2006; opina que es una muestra de lo que es posible hacer un súper equipo ¡Impresionante concierto! Aquí pueden disfrutarlo.

 

Conocimientos y experticia técnica

“Un fórmula 1 moderno incorpora unos 120 sensores que proporcionan mediciones y datos del comportamiento del monoplaza en tiempo real. El análisis de esos datos queda muy reforzado por lo que Jackie llama un `preciso criterio subjetivo´del piloto. Con su profundo conocimiento de la ingeniería mecánica, su intensa curiosidad y su concentración en la mejora, Michael Schumacher se convirtió en un maestro de la comunicación con su ingeniero para diagnosticar situaciones y prescribir soluciones para mejorar el coche”.

Caso Ferrari:  Para volver a convertir a la escudería italiana en un equipo ganador, fue necesario un esfuerzo sistemático de una década; entre finales de los 90 y principio del nuevo siglo; la comunicación sirvió para que los diversos engranajes de ese sistema se acoplaran; además lograran una sinergía cuyo resultado fueron cinco campeonatos consecutivos de constructores y Schumacher cuatro campeonatos de pilotos; un incremento de las ventas de vehículos de 2.289 (2003) a 6.500 (2007), además de haber revitalizado la leyenda Ferrari.

 

Otras recomendaciones de libros que seguro te interesarán:

9 libros de Marca Personal que debes leer

6 libros recomendados para comunicadores organizacionales

7 libros y 5 e-books recomendados de Comunicación Interna

 

Este es un libro que da para abordar más temas, compartiré en un futuro la visión del autor de la diversidad dentro de un equipo, y cómo contribuye al desempeño de los “súper equipos”.

7 consejos para gestionar cuentas Twitter corporativas en móviles

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A muchos le pueden parecer obvias algunas de las sugerencias que presento; sin embargo, siempre son útiles en momentos cuando la velocidad de la comunicación móvil nos puede arroyar si no estamos atentos de los detalles.

En esta oportunidad, dejo a un lado las reflexiones comunicacionales, y comparto esta información en calidad de usuario -día y noche- de las redes sociales. Los errores podemos cometerlos ¡Somos humanos! Pero debemos evitarlos al máximo, más cuando las cuentas Twitter que administramos son de marcas y organizaciones. Ahí, siendo claros ¡No hay lado humano que valga! La imagen de un producto o una empresa/institución puede verse afectada por menos de 140 caracteres, y los seguidores no tienen ninguna contemplación. Así que ¡Pendientes!

Aquí van mis sugerencias si gestionan varias cuentas Twitter (personales + corporativas) desde un dispositivo móvil:

 

1. Preferiblemente Android

No es publicidad (bueno, no me pagaron por esto). He probado las diversas aplicaciones de iOS y el de BlackBerry, en diversos dispositivos; sin pensarlo dos veces me quedo con la plataforma Android: sus apps ofrecen un mejor desempeño, facilidad y rapidez para administrar al mismo tiempo más de una cuenta Twitter.

 

2. Twitter para Android ¡Por ahora!

Si coincidimos -o asumieron la primera recomendación- al momento de seleccionar una app me inclino por Twitter para Android. He utilizado HootSuite, Tweedle, ÜberSocial, Seesmic, Plume y TweetCaster. Una que otra puede tener una interfaz más agradable, hasta parecer más intuitiva, pero la gente de Twitter se ha esforzado por ofrecer la aplicación más funcional y práctica para este sistema operativo móvil: como dije ¡Por ahora!

 

3. ¡Cuidado con el texto predictivo!

¿A quién de ustedes no le ha pasado que enviaron un mensaje de texto errado por esta funcionalidad? Un día le dije “perrita” a una compañera de trabajo, cuando realmente quería decirle otra cosa. En estos casos la vergüenza la tenemos frente a una persona o unas cuantas y puede justificarse sin mucha complicación; nunca puede compararse con la cantidad de personas a las que llegará nuestro “error táctil” mediante una cuenta corporativa. Lo mismo pasa con los hashtag, la app predice las utilizadas con anterioridad o las más populares en la red, otro error que puede descontextualizar nuestro mensaje.

Aquí varios casos que pudieron generarse por el ¡Bendito texto predictivo!

 

4. Pendientes con quien mencionan

La opción de autocompletar las cuentas, luego que escribes el @rroba puede hacerles una mala jugada, en cuestión de segundos. Podemos hacer famosos a unos cuantos al mencionarlos sin querer, pero también podemos ridiculizar el mensaje de nuestra organización… Le pasó a Enrique Peña Nieto ¡Fíjate!

 

5. Asegúrense que sea la cuenta

Ya que hablamos de administrar varias cuentas (entre esas la personal) antes de tuitear chequeen que el avatar -en la esquina superior izquierda- sea el de la cuenta con la que desean tuitear. Muchas son las historias sobre la confusión entre cuentas personales y corporativas. En Trece Bites nos cuentan la metida de pata del Community Manager de @Chryslerautos ¡Qué no les pase esto

 

6. ¡Pendientes!  Al momento de seguir a alguien

A veces tenemos el suiche pasado con la cuenta personal. Creemos que al seguir a alguien, de una vez lo afiliamos a nuestra cuenta y no a la de la organización/cliente para el cual trabajamos. Si tienen varios usuarios activos: les puede pasar lo que le pasó a la ONU ¡Increíble!

 

7. ¿La solución es tener varias aplicaciones que gestionen las diversas cuentas Twitter?

Creo que la mejor solución es estar pendientes, porque si no lo están igual la confusión puede ocurrir al cambiar de aplicación o de cuenta en una misma app.

 

 ¿Qué opinan ustedes?

Plan de Comunicación: 6 errores para un fracaso anunciado

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Consciente que los errores cometidos pueden convertirse en experiencias de valioso aprendizaje individual, y colectivo -claro- si los compartimos; hoy les presento seis errores que cometí al hacer mi primer “plan” de comunicaciones.

Por desconocimiento e inexperiencia, pensé que mi “fabuloso plan” era la llave de la puerta del éxito, pero la verdad es que era la crónica de un fracaso anunciado. Eso fue hace nueve años, cuando apenas me iniciaba en el área de la Comunicación Organizacional, para entonces me di cuenta del pésimo trabajo, al convertirse en un simple juego de hojas engavetadas, y en el mejor de los casos: recicladas.

Esa experiencia sirvió para entender que la Comunicación Organizacional no es juego de muchachos, sino una disciplina que  demanda una preparación profesional en diversas áreas; formación que sirve realmente para que generemos valor y aportes efectivos a empresas/intituciones desde nuestro ámbito de acción.

Los seis errores -que espero ustedes no cometan- previos a producir un Plan de Comunicación Organizacional son:

1. No preocuparse por conocer cuál es la posición y visión de la directiva con respecto a la comunicación y gestión organizacional.

2. Dejar a un lado el Plan Estratégico corporativo, que debe ser la base para el establecimiento de nuestros objetivos y estrategias.

3. Esperar que un plan de comunicación que fue efectivo en otra empresa/institución se calque y genere los mismos resultados.

4. Considerar que es un trabajo individual. No sumar a otros integrantes del equipo de Comunicación ni de otras áreas claves, es perfecto para cuando quieres provocar el desprecio, rechazo y desinterés por lo que haces ¡Olvídate del engagement!

5. No buscar que se ha hecho previamente en el área de Comunicación ¿No se ha generado un plan/documento de trabajo antes? Pero igual se debe tener un historial sobre acciones y tácticas, para saber qué ha resultado y qué no.

6. No preocuparse por conocer -o al menos caracterizar- a los públicos objetivos de la organización, no todas las estrategias o medios, por más vanguardistas o innovadores que las consideres, responden a las necesidades o expectativas de quienes son la razón de ser de tu empresa: colaboradores, clientes/usuarios, aliados y entorno.

7 consejos para producir medios de comunicación interna

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Cada vez que tengo la oportunidad de insistir en la importancia de internalizar y asumir en todo momento nuestro rol estratégico e integral ante la Comunicación Organizacional, lo hago; que lo digan mis alumnos. Y es que debemos trabajar siempre con esa visión, por ejemplo, el generar un nuevo medio de difusión interno va más allá de adaptar su conceptualización a la identidad gráfica corporativa, el presentar el resumen o la ampliación de informaciones presentadas en otros canales informativos, el actualizarlo constantemente sin conocer realmente si es leído, visto o escuchado.

Cada medio -sea cual sea su objetivo- debe tener su personalidad propia, su misión clara y -por supuesto- responder a los gustos y el perfil de los empleados, pues hacia ellos es que va dirigido.

Siempre presento seis consejos cuando comparto de manera sintetizada mi experiencia, en esta oportunidad le sumo uno más, y así pueden conocer 7 consejos para producir medios de comunicación interna, espero sean de gran utilidad.

 

Estrategia: siempre

Todo medio de comunicación debe estar asociado a un plan estratégico de comunicaciones,  donde esté establecido su objetivo, conceptualización, públicos, periodicidad, y mensajes.

 

Procesos claros

Establecer un proceso de producción, donde se visualicen, de forma detallada, las distintas etapas, responsables y tiempos de elaboración. Su evaluación continua permitirá afinarlo y mejorarlo progresivamente.

 

Asignar un responsable en el equipo de Comunicaciones

Si la organización trabaja bajo un esquema de objetivos y metas, debe ser parte de la evaluación de la persona a la que fue asignado.

 

El protagonista principal es el propio talento de la organización

Debe trabajarse en función a enaltecer, reconocer, incentivar a quienes hacen vida en la institución/empresa: información referente al desarrollo profesional y personal dentro de la organización, novedades, avances y logros colectivos, con una óptica basada en la identidad organizacional.

 

Lenguaje adaptado a cultura organizacional

Si el comportamiento de los públicos internos es formal, así deben ser procesados los mensajes e informaciones, o viceversa. Sea cual sea el caso pueden utilizarse los distintos generos literarios y periodísticos para enriquecer en variedad y calidad estos medios. Es importante mantener siempre el sentido de la inmediatez, sencillez, relevancia y rapidez, pues las personas tendrán poco tiempo para leer, ver y escuchar.

 

Apostar a la co-creación

Involucrar en la producción al talento de otras dependencias, distintas a la de Comunicación, genera resultados favorables. La redacción de un artículo en el blog, intranet, cartelera o boletín, así como el reporte audiovisual o fotográfico de compañeras y compañeros de otra oficinas despertará el interés de muchos ¡Sin duda!

 

Monitorear cumplimiento de objetivos

Realmente ¿Son consultados? ¿Los mensajes son claros? ¿Logran influir en el comportamiento de las personas? En medios electrónicos existen aplicaciones con las que se pueden tener algunos indicadores como número de visitas, artículos más leídos, entre otros; para otros medios pueden aplicarse instrumentos de observación, pero en estos casos la encuesta es el mejor instrumento para conocer la opinión de los públicos.

En Comunicación Organizacional: 6 consejos para evitar ser odiado por periodistas

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Para nadie es un secreto que los responsables (en las organizaciones) de las relaciones con los medios de comunicación pueden -sin mucho esfuerzo- generar rechazo en los colegas del gremio periodístico.

Desde la forma cómo se formula una pregunta en una simple conversación hasta el contacto telefónico insistente puede convertirnos en los “más despreciable de todos”, pero ¿Es posible evitarlo y entablar una relación positiva con los periodistas? ¡Claro! Que no quede la menor duda ¿Cómo? te presentamos seis consejos que pueden ayudarte a propiciar una relación armónica y productiva…

 

1. Evita las preguntas incómodas

¿Publicarás la nota? o ¿Cuándo piensas publicarla? ¿Qué imagen utilizarás? A veces hasta se realizan -lo digo por experiencia propia- inmediatamente terminada la rueda de prensa, entrevista, encuentro, o minutos después de haber enviado la nota de prensa por correo electrónico. Si hacemos una información atractiva (noticiosa) las posibilidades de publicación son altas, por más que preguntemos y llamemos a los colegas la información aparecerá en los periódicos, radios, televisoras y páginas web sólo si realmente tiene valor informativo, no importa cuanto insistamos.

 

2.- Enviar continuamente notas de prensa por correo electrónico

En vez de garantizar  la mención de nuestra organización en alguno de los medios de difusión que deseamos, nos convertirá en “correos no deseados”, pasaremos a ser spam. El correo electrónico es una herramienta esencial para los profesinales de la comunicación organizacional, sobre todo en momentos donde abundan los teléfonos celulares inteligentes. Debemos trabajar en función a que cuando a los periodistas les llegue una información de nuestra empresa/institución sea algo verdaderamente importante, previamente nos debemos preguntar/preocupar si lo que vamos a enviar es realmente noticia,  hay que ponerse en los zapatos de nuestros ocupados y agitados destinatarios.

 

3. ¡No discriminar!

Se los dice alguien que trabajó como corresponsal para un medio regional y colaborador en uno nacional; cuando trabajaba en el primero,  recuerdo que estaba entrevistando a un político, que de repente -sin mayor explicación- se paró y se fue, porque un canal de TV lo quería entrevistar en ese momento, y su encargada de RRPP fue quien interrumpió la entrevista para llevárselo. Después de esa oportunidad no volví a entrevistarlo ni a él ni ninguno de su partido, y la relacionista pública no volvió a contar con mi apoyo;  los periodistas dan muchas vueltas, hoy puede estar en un periódico vecinal y en dos meses estar en una radio con alcance nacional, y más tarde en una cadena de noticias internacional. En este punto podríamos extendernos pero lo importante es estar conscientes que todos son importantes y grandes aliados. También es importante valorar a fotógrafos y camarógrafos, acuérdense que la comunicación en su mayoría es imagen y lenguaje corporal, ellos son los encargados de captar momentos y gestos claves, mientras se sientan más apoyados, mejor harán su trabajo.

 

4. Apoyo continuo

Apoyar a los periodistas en todo momento, no sólo cuando necesitamos que nos publiquen algo. Puede darse la oportunidad que uno necesite alguna información, contacto u orientación referente al sector de nuestra organización, en ese momento debemos extenderle la mano y de no estar a nuestro alcance buscarle soluciones, en la medida de lo posible. Por supuesto, hay quienes en vez de solicitar ese apoyo lo exigen, es decisión de cada quien, siempre es necesario el mutuo respeto y haciéndolo con la mayor disposición posible, se notará si lo haces por obligación.

 

5. Ser sinceros en todo momento

Es muy fácil dar una respuesta positiva ¿Cierto? Las respuestas negativas nos toca darlas en muchas oportunidades también, ante solicitudes de información o entrevistas, en este momento debemos ser lo más sinceros posibles y dejar las puertas abiertas para futuras oportunidades, por algo muy sencillo: “la verdad siempre se sabe” y la sinceridad e hipocresía se identifican rápido, sobre todo en esta área donde la cotidianidad nos permite afinar nuestros sentidos.

 

6. No confundir la amistad con el trabajo y viceversa

A veces podemos pensar que porque nuestros amigos, nuestros mejores amigos, trabajan en un medio vamos a ser favorecidos con la publicación o una ubicación especial; si nuestro amigo es el dueño del medio, quizás; pero de resto, es poco probable. A pesar que sean de nuestra confianza es importante aplicar el primer consejo en todo momento. Es mejor no hacer planes y no esperar nada, para continuar una sana amistad. 

 

¿Tienes un consejo adicional ? ¡Coméntalo!

¿Qué esperas?

6 consejos para producir notas de prensa atractivas para medios

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Lograr la publicación de las notas de prensa de una organización de manera continua en diversos medios de difusión es producto de un “trabajo de hormiguita”; por supuesto, para ello cada información debe mantener un atractivo -de fondo y de forma-, tarea que reposa en el redactor y en el jefe de prensa ( o su equivalente, a veces son una misma persona) que garantiza su calidad.

De seguro a esta media docena de consejos pueden sumársele otros, si así lo consideras ¡Coméntalos! y colabora en la difusión del conocimiento. Aquí dejamos un aporte:

 

Importante ser breve

Para evitar que la nota termine en la papelera, es necesario ser breve, una información de más de cuartilla y media -en la mayoría de las ocasiones- pierde el interés de los periodistas, quienes tienen poco tiempo para dedicarse a leer todas las informaciones que llegan a sus correos todos los días.

 

Criterio periodístico y noticioso

Cada elemento informativo debe ser independiente e informar en detalle los puntos más importantes. Es recomendable que las notas de prensa tengan, además del título, un antetítulo y sumario, así como la respectiva fotografía con su leyenda. Dependiendo de la extensión también deben aplicarse intertítulos.

 

 Aplicar la pirámide invertida

Debes iniciar la información con lo más importante. En cinco o seis párrafos puede decirse todo lo que se quiere. El lead, como nos enseñan en la Universidad, debe responder las 5 preguntas claves: ¿Qué? ¿Quién? ¿Por qué? ¿Cuándo? ¿Dónde? Mientras, los párrafos siguientes son complementarios a la noticia.

 

Datos significativos

Mientras sea posible, presentar cifras que apoyen el tema. Son de gran interés para los periodistas y aportan credibilidad.

Incluir elementos multimedia

clic de sonidos, micros audiovisuales, infografías animadas, galería de imágenes y  enlaces de noticias e información organizacional relacionada.

 

Presencia de voceros

Poseer testimonios/declaraciones de uno o más voceros que respalden la información; quienes tienen que estar disponible para solicitudes de entrevistas que puedan generarse, posterior al envío.

 

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En Comunicación organizacional: los últimos serán los #1

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En libro editado en México, cuyo título es “La Comunicación en las organizaciones”, Horacio Andrade Rodríguez señala:

“Muchas veces la función del comunicador organizacional no se entiende, y por tal motivo, no se valora, porque él es el primero que no la tiene muy clara. Frecuentemente los comunicadores se conciben a sí mismos como ´hacedores de medios´, y piensa que su principal papel es tenerlos llenos de información, sin importar si esta satisface las necesidades reales tanto del público al que se dirige como de la propia organización”.

¡Estoy totalmente de acuerdo! He tenido la suerte de trabajar en equipos de comunicaciones, con dos tipos de profesionales, como gerentes: los ejecutores y los estrategas.

A ambos los pones en un circuito de carreras automovilísticas a probar un vehículo y el “ejecutor” llega de primero, pero cruza la raya final con el motor fundido y con una idea general del recorrido y el funcionamiento del vehículo; después cruza la meta el “estratega”, al llegar él puede decir con toda seguridad cuales son las partes más difíciles de la pista y cómo se desplaza el vehiculo, y detalles de su desempeño. En fin, termina con una visión amplia del carro y consciente de lo que hay que mejorar para la próxima ¿La idea era probar el automóvil o llegar de primero? ¿Quién obtiene mejores resultados? ¿Cuál de los dos pilotos infunde mayor respeto? ¿A quién valorarías más?

 

El del motor fundido

Asume las comunicaciones como acciones informativas y de promoción, que -como buen hablante– consideran importante tanto a públicos internos como externos. Su sentido de la oportunidad y el entorno es abstracto; mientras que la evaluación e investigación de y para su gestión son innecesarias ¡Son gastos de dinero y de tiempo!

Es conservador al utilizar las tecnologías y medios. Los resultados busca cuantificarlos en los medios. Las solicitudes de dependencias organizacionales las atiende inmediatamente (pueden tener muchos jefes, aunque en la estructura formal -incluso- tenga sólo uno) y, en lo externo, acciona igual de rápido, sin detenerse a realizar análisis de ningún tipo, pues también sería “perder tiempo”.

Superficialmente son buenos en las pistas y en las comunicaciones. Al recibir cualquier crítica de su trabajo dice “que la información esta en este medio y en este lugar y lo que pasa es que la gente no la busca, no lee...” o, por ejemplo, “no se como las personas siguen sin apagar los monitores, si hace poco entregamos a cada una un tríptico sobre el ahorro energético…“; la culpa es de otros, de los públicos.

 

El otro

Cada paso que da responde a un objetivo planteado, en sintonía con las políticas y estrategias de la organización. Como buen hablante y oyente busca la manera de que los distintos mensajes emitidos y acciones realizadas respondan a las necesidades de los públicos, garantizando que los medios, mensajes y momentos sean los más idóneos, por lo que la oportunidad y la realidad del entorno son claves.

La revisión continua, así como las investigación previa y posterior a lo planes estratégicos, son su mejores aliadas, pues son mecanismos que garantizan que lo planteado está basado en los públicos objetivos, y que la labor va por buen camino; incluso de no ser así, toman las previsiones, rectifican y continúan.

Para él desde la pared de los baños de la organización hasta  un taller en una comunidad rural, pueden ser medios para llegar y relacionarse con los públicos. En lo tecnológico explora, descarta, selecciona y potencia las nuevas Tecnologías de Información que apoyarán la gestión continua de la reputación.

Sus resultados además de ser cuantificables, los evalúan en lo cualitativo, trabajan con indicadores que demuestran la eficiencia y efectividad del trabajo.

Definitivamente hay uno de estos profesionales que tiene muy claro su rol en la Comunicación Organizacional ¿Cuál crees que sea? En ¿Quién subestimó primero a quién? habló del irrespeto que se ha ocasionado a nuestro trabajo y profesión debido a la manera de trabajar de uno de ellos.