¡Comunícate! Para que todo salga bien; es algo claro ¡Lógico! Sin embargo es necesario -cuando lideramos o formamos parte de un equipo- que esa comunicación tenga un sentido, una orientación en cuanto al objetivo y la misión que nos une como organización; no es interactuar por interactuar, como pasa en el siguiente caso.

Me tocó asesorar a una Pyme del área tecnológica, donde sus integrantes conversaban y compartían mucho en lo cotidiano, desde el dueño (que era el mismo director general) hasta la encargada de la recepción demostraban tener una buena relación. La comunicación no parecía estar fallando, a simple vista.

Cuando inicié la exploración para diagnosticar la situación, el primer empleado evidenció en unos pocos, pero concisos, minutos  de entrevista que la “relación amigable” ocultaba cierta desmotivación, ante una ambigüedad en la forma de llevar las operaciones y la ausencia de una comunicación fluida en torno a la empresa.

“Jorge (el dueño) es una gran persona, pero está más pendiente de sus otras empresas que de ésta; varias veces he estado atendiendo a un cliente y me lo ha quitado para dárselo a otra compañera; no estoy muy claro sobre qué espera de mí, ni siquiera sé si lo que hago está bien o mal (…); además, considero que hay que cambiar algunos servicios que ofrecemos, pero nunca tiene tiempo; lo llamo y me dice que me devolverá la llamada y no lo hace, cuando nos vemos ya se le ha olvidado. Sigo aquí porque al final puedo mantenerme económicamente, mis compañeros de trabajo me caen bien, y el jefe -como te dije- no es mala persona”, relató Alberto, uno de los encargados del área de Ventas, quien coincidió con la mayoría de sus compañeros en que la situación en la empresa no estaba “tan mal”, “porque se generan ingresos constantes”.

Todos estaban seguros que la manera de trabajar y los resultados (económicos y operativos) podían ser mejor, aunque no sabían cómo… ¿La clave? Una mejor comunicación; además, Jorge debía decidir si gerenciaba directamente esta empresa o la dejaba en manos de otro director general que pudiese dedicar más tiempo y atención, para sacarle mayor provecho a este potencial negocio. La decisión fue asumir el compromiso; Jorge pensaba que si había oportunidades y contaba con talento (sus colaboradores) debía afrontarlo el mismo.

“Pero por dónde debemos empezar ¿Qué debemos comunicar?”

Esa fue una de sus tantas preguntas en una conversa que sostuvimos… Le manifesté mi posición: para las organizaciones, cualquiera que sea su tamaño y fin, es necesario comunicar a lo interno principal y constantemente 5 aspectos, conscientes que deben formar parte de un programa, y no mediante acciones aisladas:

Filosofía de trabajo

Por más pequeña que fuese esta organización debía tener establecida la manera (su esencia, filosofía) de trabajar y operar para darle sentido al quehacer diario de cada uno de los empleados, y al de todo el equipo; por más que para Jorge era una empresa más, para Andrés y sus 10 compañeros era la razón por la cual pararse a diario con ganas de afrontar con actitud y empeño sus responsabilidades, así como cualquier nuevo reto que se presentara.

Roles y funciones

Alberto y todos los demás integrantes del equipo trabajarían más motivados y claros a la hora de abordar a los actuales y potenciales clientes, además de lograr mejores resultados, ya que estarían claros de qué hace cada uno y cómo complementarse.

Metas y objetivos

Considero que Alberto tiene un gran potencial que se aprovecharía más si tuviese metas y objetivos fijados; todos expresaron ganas de hacer mejor las cosas. Imagínense si esas energías fuesen utilizadas para alcanzar o superar retos;  hasta ahora al final de cada mes si estaba bien o no lo que lograba cada empleado, quedaba en la consideración personal de ellos y Jorge; algunas veces no coincidían, lo cual generaba conflictos.

Las formas de interacción

Es necesario acordar entre todos cuáles son las mejores opciones para intercambiar información, dependiendo de los asuntos y momentos; en este caso el teléfono no funcionaba, según Jorge. Podrían buscarse opciones más eficaces como  por ejemplo la implementación del correo electrónico, reuniones semanales e incluso la mensajería instantánea ¡Recuerden! No hay medios obsoletos… Sin embargo ¡No olvidar! La comunicación cara a cara es la mejor opción ¿Y esto se comunica? Sí, no con la misma frecuencia que los demás aspectos, pero de seguro debe revisarse y renovarse periódicamente.

Conocimiento colectivo, en colectivo

La información que pudiesen suministrar todos los integrantes de esta organización era importante para mejorar e innovar en torno al negocio, sobre todo si se comparte en equipo. En este caso, los vendedores y encargados de prestar el servicio tenían información valiosa que podía generar el abaratamiento de los costos en las operaciones y mayores ingresos, pero la poca disposición y tiempo de Jorge hacían imposible que la inteligencia del equipo se expresara en beneficio de la empresa.