Procesos organizacionales claros propician creatividad e innovación

Laura llega día a día a su oficina y el resolver tareas cotidiana se convierte en un reto constante; ayer llegó a la oficina y debió invertir energía y tiempo en ver de qué manera resolvía la tarea acordada en la última reunión; lo más irónico es que par de meses atrás hizo lo mismo, pero como nada estaba escrito ni definido,  y  su memoria no le ayuda, aunque estaba muy dispuesta no le fue para nada fácil resolver esta vez.

Se puede decir que ella es eficaz, porque seguro hoy -o para cuando leas este post- ya habrá logrado su cometido. Sin embargo, en la actualidad cuando el ¡Tiempo vale oro! No basta con hacerlo, sino que es necesario ejecutarlo invirtiendo la menor cantidad de minutos/horas/días posible ¡Ser eficientes! Para ser honestos, nuestra efectividad, el impacto de lo que hagamos, depende de lo pertinente u oportunos que seamos.

 

Además de tenerlos, conocerlos

El tener procesos y flujos de trabajo definidos, pero sobre todo conocerlos, harían que Laura no se preocupara sobre el cómo de su tarea “cotidiana”; más bien le daría oportunidad de ocuparse -y no preocuparse, como le pasa hasta ahora- en innovar y crear, junto a sus compañeros, en beneficio de los productos, servicios y hasta de su organización.

Lo cotidiano (hablando de roles, funciones, además de procesos) no puede quedar en suposiciones, debe ser explícito ¡Muy explícito! Desde el momento de la inducción que debería tener al incorporarse a la organización, Laura -así como cualquier empleado- debe conocer qué y cómo hacer. Luego, será necesario entender cuándo, por qué y con quienes.

La sistematización de esos procesos pasa por cinco etapas claves que se retroalimentan:

 

Procesos y flujos de trabajo

 

Comunicación siempre protagonista

En la primera para intercambiar momentos, tiempos y tareas ideales; el debatir sobre “el deber ser” entre las personas y áreas involucradas marca la pauta en la segunda fase; el diseño es resultado del consenso y acuerdo entre los actores e, incluso, los responsables de áreas; mientras que en la documentación más allá de lograrse, es necesario garantizar el acceso de manera rápida y sencilla, mediante las plataformas de información organizacional. La revisión pasa por evaluar en colectivo (mediante la interacción) la aplicabilidad, tiempos y mejoras necesarias.

 

¿En tu organización los procesos están definidos? ¿Cómo ha sido tu experiencia?

¿No hay sistematización de flujos de trabajo? Después de haber leído este post ¿Crees que es necesaria esta inversión?

3 Responses to “Procesos organizacionales claros propician creatividad e innovación

  • Lorena Ferrer
    4 años ago

    Hola, Gabriel.

    En mi experiencia laboral, me he dado cuenta que uno de los aspectos que deben considerarse al llevarse a efecto reuniones de trabajo es el compromiso para asumir los acuerdos a los que se llegue durante estos encuentros. Como lo mencionas, todo debe quedar por escrito, incluyendo responsables, alcance y fechas. De lo contrario, los participantes dan por hecho que los acuerdos puede realizarlos cualquiera. Creo que quienes moderan las reuniones deben orientarse a esa especificidad… sino, es solamente una pérdida de tiempo, un atraso total.

    Sería bueno ampliar sobre el tema de las reuniones, pues es un medio presencial que debería permitir la sinergia, la cooperación y el sentido del trabajo en equipo.

    Un abrazo.

    Lorena Ferrer C.

    • Hola Lorena… ¡Es así! Todo tiene que quedar escrito; como digo en el post: ¡Explícito! Y eso hace saludable la dinámica organizacional, el día a día. Unos lo ven como más burocracia, creo que en este caso es tema de organizarse, así de sencillo.

      En su implementación, en principio, los procesos de trabajo pueden parecer engorrosos, pero es ahí entonces cuando la comunicación juega otro rol importante –> gestión del cambio. Luego que la gente sabe cómo “jugar en el campo, y cuáles son las jugadas para anotar”: Todo fluye.

      Te tomo la palabra en torno a un post sobre reuniones efectivas ¡Lo haré! Ya comentaremos…

      Gracias por estas ¡SALUDOS!

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